Dostęp do akt kontroli
W niniejszym artykule omówię kwestie związane z dostępem do akt kontroli prowadzonej na zasadach określonych w art. 61a i nast. ustawy z dn. 27.08.2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (zwanej dalej u.s.o.z.).
Ma to bezpośredni związek z omówionymi wcześniej zagadnieniami m.in. z obowiązkiem składania przez lekarza prowadzącego IPL / kierownika przychodni wyjaśnień, przedkładania zestawień i odwzorowań na żądanie kontrolera NFZ (vide: PML 12.2024), możliwością zabezpieczenia przez kontrolera dokumentów z IPL / przychodni, w tym dokumentacji medycznej i innych nośnikami (vide: PML 11.2024), a także uprawnieniem kontrolera do dokonywania oględzin pomieszczeń i obiektów budowlanych lub rzeczy albo przebiegu określonych czynności (vide: PML 7–8.2024).
akta kontroli
Przepisy wskazują, że kontroler dokumentuje ustalenia kontroli w aktach kontroli (art. 61 l ust. 1 u.s.o.z.) i na podstawie tego, co znajduje się w aktach kontroli zapadają dalsze decyzji co do wyniku kontroli.
W aktach kontroli powinny być m.in.
- pisemna opinia biegłego (gdy kontroler uznał, że konieczne jest przeprowadzenie specjalistycznych badań lub zbadanie określonych zagadnień wymagających szczególnych umiejętności lub wiedzy specjalistycznej);
- kopia lub odpisy dokumentacji medycznej złożonej na żądanie kontrolera (ew. oryginał – jeżeli takie było żądanie kontrolera);
- kopie lub wydruki innych dokumentów - złożonych przez nas na żądanie kontrolera lub z własnej inicjatywy, jak i takich dokumentów, które NFZ pozyskał z innych instytucji (np. od inspektora farmaceutycznego, inspekcji sanitarnej, czy z prokuratury), od innych osób (np. od wojewódzkiego lub krajowego konsultanta w danej dziedzinie medycyny) bądź wygenerował z własnych systemów;
- różne zestawienia – zarówno pochodzące od kontrolowanej IPL / przychodni, jak i te, które NFZ sam „stworzył” na podstawie posiadanych już danych / informacji;
- protokoły z wszystkich przeprowadzonych czynności dowodowych.
Muszę przypomnieć, że kontroler powinien sporządzić pisemny protokół m.in.
z przyjęcia ustnych wyjaśnień - powinny zostać w nim zapisane oświadczenia i wnioski lekarza prowadzącego / kierownika przychodni lub innych osób (pracowników, współpracowników).
W aktach powinien być protokół z przeprowadzonych oględzin pomieszczeń lub budynków (jeżeli takie zostały przeprowadzone). Wyniki oględzin powinny zostać nagrane (za pomocą urządzeń technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku) w przypadku ujawnienia w ich toku nieprawidłowości, a nagrany obraz lub dźwięk stanowi załącznik do ww. protokołu (art. 61 q ust. 4 i 7 u.s.o.z.). W ustawie zapisano, że gdy w toku kontroli nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości, wówczas wyniki oględzin można utrwalić w drodze nagrania, ale nie ma takiego obowiązku.
dostęp do akt kontroli
Przepisy wskazują, że lekarz prowadzący IPL / kierownik przychodni lub osoba przez niego upoważniona ma prawo wglądu do akt kontroli, w obecności pracownika NFZ w jednostce organizacyjnej Funduszu, w której akta kontroli się znajdują (art. 61 l ust. 3 u.s.o.z.).
Zanim postanowimy się zapoznać z aktami kontroli warto wcześniej umówić termin takiego zapoznania się i dowiedzieć się, gdzie dokładnie musimy dotrzeć, aby zapoznać się z dokumentami zgromadzonymi w aktach kontroli. Żaden przepis ww. ustawy nie nakazuje natychmiastowego udostępnienia akt przez NFZ kontrolowanemu, gdy stawi się w siedzibie działu kontroli - wizytę warto zatem wcześniej uzgodnić.
prawo do wykonywania zdjęć
Kontrolowany lekarz prowadzący IPL / przychodnia ma prawo sporządzania odpisów oraz kopii z dokumentów znajdujących się w aktach kontroli.
W ww. ustawie na szczęście wprost wpisano, że prawo do wglądu może wykonywać przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń (art. 61 l ust. 2 u.s.o.z.).. Oznacza to, że pracownik NFZ nie może nam odmówić wykonywania zdjęć wydruków, kopii lub odpisów dokumentów przy pomocy naszego tradycyjnego aparatu fotograficznego, czy tego wbudowanego w telefonie komórkowym. Nie może także „wymusić” na nas złożenia wniosku o sporządzenie kopii czy wydruku jakiegoś dokumentu z akt kontroli.
W przypadku, gdy akta kontroli są w całości (lub w interesującym nas zakresie, np. opinia biegłego, stanowisko konsultanta, zestawienie własne NFZ ) w formacie elektronicznym Fundusz ma powinien zapewnić lekarzowi prowadzącemu IPL / kierownikowi przychodni lub osobie przez niego upoważnionej, dostęp do akt z możliwości wykonywania odpisów, kopii i zdjęć w swoim systemie teleinformatycznym. Wcześniej NFZ musi dokonać identyfikacji lekarza / kierownika przychodni / osoby upoważnionej. W sytuacji gdy jest taka możliwość - warto zatem wcześniej uzgodnić, jak ma wyglądać dostęp do akt kontroli zapisanych elektronicznie.
adwokat Karol Kolankiewicz
Karol Kolankiewicz specjalizuje się w sprawach związanych z prawem medycznym i ochroną danych osobowych; nieprzerwanie do 2009r. prowadzi szkolenia z zakresu prawa medycznego, karnego oraz z zakresu ochrony danych medycznych m.in. dla Naczelnej Izby Lekarskiej i okręgowych izb lekarskich; Współautor publikacji książkowych: „Kodeks Etyki Lekarskiej. Komentarz” (2021), „Prawo medyczne dla lekarzy. Wybrane zagadnienia” (2021), „Wykonywanie zawodów lekarza i pielęgniarki w Polsce przez medyków z Ukrainy. Poradnik dwujęzyczny” (2022), „Zgoda na leczenie i inne oświadczenia pacjenta. Wzory pism z omówieniem” (2023).