Z dniem 4 września 2016 r. zmianie uległ jeden z terminów przechowywania dokumentacji medycznej. Poniżej przedstawiamy aktualny stan prawny oraz przypominamy jakie są obecnie obowiązujące lekarzy terminy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji medycznej.
ZASADA PEŁNYCH 20 LAT
Terminy przechowywania dokumentacji medycznej określa art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Przewiduje on, jako podstawowy, termin 20 lat na przechowywanie dokumentacji medycznej, bez względu na to, czy jest prowadzona w gabinecie lekarskim (praktyce indywidualnej) czy w podmiocie leczniczym. Uwaga: Już w tym miejscu należy jednak zwrócić uwagę na sposób liczenia tego terminu. Ustawa stanowi bowiem, że termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Oznacza to, że dokumentacja medyczna pacjenta, który nadal leczy się w danym gabinecie, podlega przechowywaniu, choćby część historii choroby dotyczyła okresu sprzed lat ponad dwudziestu. Dopiero wówczas, gdy pacjent nie pojawia się w gabinecie od 20 pełnych lat, dokumentacja podlega zniszczeniu.
ZGON W WYNIKU ZATRUCIA LUB POBICIA – 30 LAT
Jeśli udzielane były świadczenia zdrowotne, których pacjent wymagał ze względu na zatrucie lub uszkodzenie ciała, wskutek których nastąpił potem jego zgon, przechowywanie dokumentacji musi nastąpić przez okres 30 lat (również od końca roku w którym miał miejsce ostatni wpis). Wiąże się to z okresem przedawnienia karalności zbrodni zabójstwa, które zgodnie z przepisami Kodeksu karnego następuje właśnie po 30 latach od dnia popełnienia czynu. Ustawodawca przyjął zaś, że dokumentacja medyczna powstała w związku z udzielaniem pomocy pacjentowi, który doznał zatrucia lub uszkodzenia ciała może być istotnym dowodem w przypadku ścigania sprawcy tego czynu.
KREW – TERMIN DŁUŻSZY NIŻ 4 WRZEŚNIA 2016 ROKU
Taki sam termin wprowadzono niedawno w odniesieniu do dokumentacji medycznej zawierającej dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników. Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 29 ust. 1 pkt 1a ustawy o prawach pacjenta dokumentację taką przechowuje się przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. KLISZA RTG – 10 LAT Nieco krótszy termin przechowywania przewidziano w odniesieniu do analogowych zdjęć rentgenowskich (zdjęcia cyfrowe wykonane w ramach dokumentacji elektronicznej są częścią tej dokumentacji i wraz z nią są przechowywane). Zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta są przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie.
SKIEROWANIA, ZLECENIA – 5 LAT
Jeszcze krótszy termin przechowywania obowiązuje w stosunku do skierowań na badania lub zleceń lekarza. Tu obowiązuje termin 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia.
DZIECI DO 2 LAT – DŁUŻSZY TERMIN
Trzeba jednak pamiętać, że szczególny, wydłużony termin przechowywania dokumentacji przewidziano w odniesieniu do dzieci do ukończenia 2 lat. Cała dokumentacja medyczna dziecka wytworzona w okresie do ukończenia przez nie drugiego roku życia podlega przechowywaniu przez 22 lata.
CO PO UPŁYWIE TERMINÓW?
Po upływie okresów przechowywania podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Dokumentacja indywidualna wewnętrzna przewidziana do zniszczenia może jednak zamiast tego zostać wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie przez niego upoważnionej, jeżeli złożą lekarzowi wniosek o takie wydanie.
LIKWIDACJA PRAKTYKI
Często dochodzi jednak do sytuacji, w których lekarz likwiduje praktykę (np. przechodząc na emeryturę) nim upłyną terminy przechowywania dokumentacji. Na taką okoliczność przepisy przewidują dwa rozwiązania: wydanie dokumentacji pacjentowi (za pokwitowaniem) lub przekazanie jej podmiotowi, który przejmuje leczenie.
Iwona Kaczorowska-Kossowska Radca prawny OIL w Gdańsku
Podstawa prawna: Ustawa 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tj. Dz.U.2016.186). rozporzą- dzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (DzU.2015.2069)