Zgodnie z ogłoszoną w dniu 30 lipca 2015r. nowelizacją ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015r., poz. 1066), od dnia 1 stycznia 2016r. lekarze będą mogli wystawiać zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy w formie elektronicznej.
Wystawianie e-zwolnień.
W celu wystawiania zaświadczeń lekarz będzie zobowiązany do utworzenia swojego profilu informacyjnego w bezpłatnym systemie udostępnionym przez ZUS. Po jego utworzeniu lekarz będzie miał możliwość wystawiania zaświadczeń za jego pośrednictwem. Zaświadczenia będą miały formę dokumentu elektronicznego podpisywanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (płatny) lub podpisem ePUAP (bezpłatny). W celu ułatwienia wystawiania zaświadczeń system będzie pobierał dane m.in. z Centralnego Rejestru Ubezpieczonych oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek. Obowiązkiem lekarza będzie weryfikacja na podstawie rozmowy z pacjentem aktualności pozyskanych danych. Po wystawieniu zaświadczenia lekarz przekazuje je elektronicznie na skrzynkę podawczą ZUS. Zakład następnego dnia po otrzymaniu zaświadczenia będzie je samodzielnie przekazywał do płatnika składek w formie elektronicznej (z wyłączeniem danych o numerze statystycznym choroby).
Wydruk zaświadczenia
W dwóch przypadkach, pomimo wystawienia zaświadczenia w formie elektronicznej, lekarz będzie obowiązany do sporządzenia jego wydruku:
- na żądanie pacjenta (ubezpieczonego),
- w sytuacji, gdy płatnik składek nie posiada profilu informacyjnego na portalu ZUS (dotyczy to najczęściej najmniejszych pracodawców).
W takiej sytuacji, po wystawieniu zaświadczenia elektronicznego, lekarz będzie zobowiązany do wydania pacjentowi jego wydruku ze swoją pieczątką i podpisem.
Problemy techniczne.
Jeżeli z przyczyn technicznych przesłanie zaświadczenia w formie elektronicznej nie będzie możliwe (np. brak dostępu do internetu, problemy z uwierzytelnieniem podpisu) lekarz będzie mógł wystawić zaświadczenie z użyciem formularza elektronicznego, które po jego wydrukowaniu oraz złożeniu pieczątki i podpisu będzie równoważne z zaświadczeniem elektronicznym. W terminie 3 dni roboczych od usunięcia problemów technicznych lekarz będzie zobowiązany do przekazania zaświadczenia w formie elektronicznej do ZUS.
Błąd w zaświadczeniu
W razie zauważeniu przez lekarza błędu w wystawionym zaświadczeniu albo poinformowania go o tym fakcie, w terminie 3 dni roboczych będzie on zobowiązany do przekazania do ZUS elektronicznej informacji o nieważności zaświadczenia i wystawienia nowego zaświadczenia. Jednocześnie lekarz jest zobowiązany do poinformowania pacjenta o nieważności zaświadczenia i ewentualnego wydania mu wydruku nowego zaświadczenia (zob. Wydruk zaświadczenia).
Okres przejściowy
Ustawodawca przewidział jednocześnie długi okres przejściowy (do 31 grudnia 2017r.), w trakcie którego lekarze będą mogli wystawiać zaświadczenia na dotychczasowych zasadach. Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy zmieniającej, w takim wypadku lekarz będzie jedynie zobowiązany do poinformowania pacjenta o konieczności dostarczenia zwolnienia do płatnika składek w terminie 7 dni od momentu jego otrzymania. Nadto w okresie przejściowym lekarze dotychczas upoważnieni do wystawiania zaświadczeń nie muszą składać do ZUS oświadczenia obejmującego zobowiązanie do przestrzegania zasad ich wystawiania. Dotychczasowe umowy w tym okresie pozostaną zatem w mocy.
adw. Damian Konieczny
Biuro Prawne OIL w Gdańsku